Como mudar de contabilista sem perder prazos nem documentos

Há empresários que passam anos insatisfeitos com o contabilista e não mudam. Quase nunca é por preguiça. É receio de que alguma coisa se perca pelo caminho: uma declaração entregue fora de prazo, documentos que desaparecem, uma coima que ninguém assume. Na prática, mudar de contabilista é um processo simples, desde que se faça pela ordem certa. É essa ordem que explicamos aqui.

Quando faz sentido mudar

Há sinais que se repetem nas empresas que nos procuram:

• só tem notícias do contabilista quando há um imposto para pagar;

• as guias chegam em cima do prazo, ou já pagou coimas por atrasos que não foram seus;

• recebe o balancete, mas ninguém lhe explica o que os números dizem sobre a empresa;

• a empresa cresceu, contratou pessoas ou começou a exportar, e o serviço continuou igual.

Nenhum destes motivos obriga a esperar pelo fim do ano. Pode mudar a meio do exercício. O mais tranquilo é fazer coincidir a mudança com o fim de um período de IVA, mês ou trimestre, para que a fronteira entre o trabalho de um e do outro fique clara.

Como mudar de contabilista, passo a passo

1. Escolha primeiro o novo contabilista

Parece óbvio, mas muita gente faz ao contrário: rompe com o atual e só depois vai à procura. Peça uma proposta por escrito e confirme o que está incluído. Contabilidade e IVA, quase sempre. Salários, IES, declaração Modelo 22 e acompanhamento numa inspeção, nem sempre. É nas exceções que aparecem as surpresas na fatura.

2. Leia o contrato atual e avise por escrito

Veja que pré-aviso o contrato prevê e cumpra-o. A comunicação deve seguir por email com confirmação de leitura ou por carta registada, com a data em que termina o serviço e a indicação de a quem devem ser entregues os documentos. Não tem de justificar a decisão, nem perante o contabilista nem perante as Finanças.

3. Resolva os pagamentos em atraso

Este é o ponto que mais atrasa uma mudança, e poucos o conhecem. Pelo Código Deontológico dos Contabilistas Certificados, o novo contabilista tem de perguntar por escrito ao anterior se há honorários em dívida, e não pode aceitar o cliente enquanto existirem valores vencidos por pagar. O anterior tem até 30 dias para responder.

Se houver faturas pendentes, o melhor é pagá-las ou acordar o pagamento antes de avançar. Se não concordar com os valores, trate disso por escrito, mas conte com o impacto no calendário.

4. Recolha a documentação

O contabilista que sai tem até 60 dias para devolver os livros e documentos da empresa, e deve fazê-lo com um auto de receção que discrimine tudo o que foi entregue. Peça esse auto e guarde-o. É a sua prova do que recebeu.

Antes de dar o assunto por fechado, confirme que tem:

• o último balancete e os extratos de clientes, fornecedores e bancos;

• o mapa de ativos e amortizações;

• as declarações entregues no ano em curso e no anterior: IVA, Modelo 22, IES e declarações de remunerações;

• o processamento de salários e os contratos de trabalho;

• os planos de pagamento em prestações que estejam a decorrer nas Finanças ou na Segurança Social;

• o ficheiro SAF-T da contabilidade.

5. Confirme a nomeação no Portal das Finanças

É o novo contabilista que inicia a nomeação, na sua área do Portal das Finanças. Depois, a empresa tem de a confirmar com a sua própria senha. Nesse momento decide também se lhe dá plenos poderes para entregar as declarações em seu nome.

Enquanto a empresa não confirmar, a nomeação fica pendente. E a saída do contabilista anterior só produz efeitos quando o novo fica nomeado, por isso a empresa nunca fica sem contabilista registado.

Os erros que complicam uma mudança de contabilista

Mudar em cima de uma entrega grande. Trocar de contabilista em maio, com a declaração Modelo 22 a fechar a 31, ou no início de julho, antes da IES, é pedir pressa a quem ainda está a conhecer a empresa.

Esquecer a confirmação no Portal das Finanças. O novo contabilista inicia o processo e fica à espera. Se ninguém na empresa confirmar, as semanas passam.

Deixar as senhas com quem saiu. As senhas do Portal das Finanças e da Segurança Social Direta são da empresa. Se o contabilista anterior as tinha, altere-as quando a mudança estiver concluída.

Não pedir o auto de receção. Sem ele, se faltar um documento daqui a um ano, é a palavra de um contra a do outro.

Quanto tempo demora

Menos do que a maioria das pessoas pensa. Num dos casos mais recentes, uma empresa que passou para a Imocorporate teve a mudança concluída em dois dias.

Com os pagamentos em dia e a documentação arrumada, a parte formal resolve-se depressa. O que costuma pesar mais é o pré-aviso do contrato antigo e a entrega dos documentos. Por isso convém começar com algum tempo antes da data em que quer que o novo contabilista assuma o trabalho.

Mudar para a Imocorporate

Quando uma empresa passa para a Imocorporate, tratamos nós do contacto com o contabilista anterior, da lista de documentos e da nomeação no Portal das Finanças. À empresa pedimos, sobretudo, a confirmação no Portal e uma conversa inicial para percebermos como funciona o negócio. Acompanhamos empresas desde 2008, em Coimbra e no resto do país.

Saiba o que inclui o nosso serviço de contabilidade e fiscalidade ou marque uma reunião para falarmos sobre a sua empresa.