IVA dedutível: 7 erros que fazem a empresa perder dinheiro

Todos os meses há empresas a entregar ao Estado IVA que tinham direito a recuperar. Não é fraude nem azar, são pequenos erros de rotina: uma fatura pedida sem NIF, uma despesa lançada onde não devia, um documento que nunca chegou à contabilidade. O IVA dedutível é o imposto que a empresa paga nas compras e pode abater ao IVA que cobra nas vendas. Quando se perde, sai diretamente da margem.

Juntámos os sete erros que mais encontramos nas PME que acompanhamos e o que fazer para os evitar.

O que é, afinal, o IVA dedutível

A regra está no artigo 19.º do Código do IVA: a empresa pode deduzir o imposto que pagou na compra de bens e serviços para a sua atividade, desde que esteja em faturas passadas na forma legal, em nome da empresa e na sua posse. Na declaração periódica, esse valor é subtraído ao IVA liquidado aos clientes. Se o IVA das compras for maior, fica um crédito para os períodos seguintes ou, verificadas as condições, um pedido de reembolso.

Há três condições a ter sempre presentes:

• a despesa tem de estar ligada à atividade da empresa;

• a fatura tem de estar em nome da empresa, com o NIF certo;

• a despesa não pode estar entre as que a lei exclui.

Quase todos os erros abaixo falham numa destas três.

Os 7 erros de IVA dedutível mais comuns

1. Pedir a fatura sem o NIF da empresa

É o erro mais barato de evitar e o mais frequente. O talão do restaurante, da papelaria ou do posto de combustível sem o NIF da empresa não dá direito a dedução. Uma fatura com o NIF e a designação da empresa, sim. Pior ainda é a fatura pedida com o NIF pessoal do sócio ou do gerente: para efeitos de IVA, essa despesa não é da empresa.

Dê a quem faz compras em nome da empresa um cartão com o NIF e a designação social. Parece pouco, mas ao fim de um ano faz diferença.

2. Faturas que nunca chegam à contabilidade

A fatura existe e está no e-Fatura, mas ninguém a entregou ao contabilista. Fica esquecida numa gaveta, num email ou no telemóvel de quem fez a compra, e o IVA nunca é deduzido.

No Portal das Finanças, a empresa pode consultar no e-Fatura as faturas que os fornecedores comunicaram com o seu NIF. Comparar essa lista com o que foi lançado na contabilidade é, muitas vezes, a forma mais rápida de encontrar dinheiro esquecido.

3. Deduzir o que a lei exclui

O artigo 21.º do Código do IVA exclui do direito à dedução, entre outras:

• despesas com viaturas de turismo: compra, aluguer, utilização e reparação;

• transportes e viagens de negócios, incluindo portagens;

• alojamento, alimentação, bebidas e tabaco;

• despesas de receção.

Deduzir estas faturas não é poupar. É uma correção à espera de acontecer, com juros e, numa inspeção, coima. A lei prevê exceções, por exemplo para congressos, feiras e eventos profissionais, ou para bens cuja venda seja a própria atividade da empresa, mas aplicam-se caso a caso.

4. Não aproveitar o que a lei permite nas viaturas e nos combustíveis

Também acontece o contrário: empresas que, por prudência, deixam por deduzir o que podiam. O que diz a lei:

• Gasóleo, GPL, gás natural e biocombustíveis: 50% do IVA é dedutível.

• Pesados de passageiros, veículos de mercadorias com mais de 3500 kg, máquinas não matriculadas e tratores agrícolas: o IVA dos combustíveis é totalmente dedutível.

• Eletricidade para viaturas elétricas ou híbridas plug-in: dedutível.

• Viaturas ligeiras de passageiros elétricas ou híbridas plug-in: o IVA da compra ou do aluguer é dedutível, desde que o custo de aquisição não ultrapasse o limite fixado em portaria.

• Carrinhas comerciais de mercadorias: não são viaturas de turismo, por isso o IVA da compra é, em regra, dedutível.

Já a gasolina, numa viatura ligeira, continua a não dar direito a dedução.

5. Julgar que a fatura antiga já não se recupera

Uma fatura esquecida não está necessariamente perdida. O IVA pode ser deduzido na declaração do período em que a fatura foi recebida ou num período posterior (artigo 22.º), e o direito à dedução só caduca quatro anos depois de ter nascido (artigo 98.º).

Em muitos casos, faturas de compras dos últimos anos que nunca foram lançadas ainda vão a tempo. O que passou dos quatro anos, não.

6. Faturas com erros que ninguém pede para corrigir

NIF trocado, designação errada, taxa de IVA mal aplicada pelo fornecedor. Se a fatura não cumpre os requisitos legais, o direito à dedução fica em risco. É muito mais fácil pedir a correção ao fornecedor na semana da compra do que dois anos depois, durante uma inspeção. Um controlo simples na receção das faturas resolve a maior parte dos casos.

7. Esquecer que nem todas as empresas deduzem tudo

Empresas com atividades isentas de IVA, como a formação, a saúde ou o arrendamento sem opção pela tributação, não deduzem o IVA ligado a essas atividades. Quando a mesma empresa tem atividades tributadas e isentas, a dedução faz-se por afetação real ou pelo método de pro rata, e aplicar mal estas regras dá origem a correções que podem pesar.

E quem está no regime de isenção do artigo 53.º não liquida IVA nas vendas, mas também não deduz o IVA das compras.

Como saber se a sua empresa está a perder IVA dedutível

Uma revisão simples, feita uma vez por trimestre, apanha a maior parte destes erros:

1. Comparar as faturas de compras no e-Fatura com as que estão na contabilidade.

2. Confirmar que todas estão em nome da empresa e com o NIF certo.

3. Rever as despesas com viaturas e combustíveis e a percentagem de dedução aplicada.

4. Procurar faturas antigas por lançar que ainda estejam dentro dos quatro anos.

5. Verificar se há crédito de IVA a transitar há muito tempo e se faz sentido pedir o reembolso.

Numa PME com algumas centenas de faturas por ano, esta revisão faz-se em poucas horas e muitas vezes encontra valores que ninguém tinha visto.

Como a Imocorporate pode ajudar

A Imocorporate acompanha a contabilidade e a fiscalidade de empresas desde 2008. Quando começamos a trabalhar com uma empresa, uma das primeiras coisas que fazemos é rever o IVA dos últimos anos: o que foi deduzido a mais, o que ficou por deduzir e o que ainda vai a tempo de recuperar.

Conheça os nossos serviços de contabilidade e fiscalidade ou marque uma reunião para olharmos para o caso da sua empresa.

Este artigo tem caráter informativo e não dispensa a análise de cada caso. Tem por base o Código do IVA em vigor à data de publicação.